Yardım Lojistiği, çeşitli nedenlerle yardıma muhtaç olan insanlara, insani ve sosyal yardımlara konu olan materyallerin ulaştırılması için gerekli olan taşıma, depolama ve diğer lojistik süreçleri içermektedirler. Yardım kuruluşları lojistik süreçlerde özel işletmelerden farklı olarak kar hedefi gütmezlerken , yardımların gereksinim sahiplerine daha hızlı etkin ve verimli şekilde ulaştırılmasını hedeflemektedir. Yardım lojistiğin en önemli hedeflerinden birisi de yardıma konu olan malzemelerin lojistik süreçlerde zarar görmemesi ve mümkün olduğunca en az firenin verilmesidir. Gereksinimler ihtiyaç sahiplerine ulaştırılırken, yetersiz olmaması kadar, israfa yol açmayacak şekilde fazla da olmaması gerekmektedir. Bu nedenle yardım lojistiği etkin bir planlama gerektirmektedir.
Yardım lojistiği diğer lojistik süreçlerden birkaç açıdan farklılık arz etmektedir. Özel sektör lojistik süreçleri daha etkin bir biçimde organize ederek daha yüksek kâr hedeflerken, yardım kuruluşları lojistik süreçlerin etkinliğinden daha yüksek düzeyde hizmet kalitesi ve verimliliği amacını gütmektedir. Özel işletmeler hedef kitle olarak tüketicileri dikkate alırken, yardım kuruluşları ihtiyaç sahiplerini hedef kitle olarak göz önüne almaktadır. Özel sektörde rekabet söz konusu iken, yardım kuruluşlarının lojistik süreçlerine rekabet daha düşük seviyede etki etmektedir. Özel sektörün işgücü profilini profesyoneller oluştururken, yardım kuruluşlarında profesyoneller dışında gönüllüler de bulunmaktadır. Özel sektör ana faaliyetlerinden farklı olarak kurumsal sosyal sorumluluk projeleri yapabilirken, sosyal sorumluluk yardım kuruluşlarının varlık nedeni olarak karşımıza çıkmaktadır.
YARDIM KURULUŞLARINDA TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ
Yardım kuruluşlarında tedarik zinciri genel olarak üç ana süreçten oluşmaktadır. Bu süreçler; giriş lojistiği süreçleri, kurum süreçleri kaynak yönetimi ile çıkış lojistik süreçleri olarak ifade edilebilmektedir.
Giriş lojistiği süreçleri de; bağış ve yardımların toplanması ile gereksinimlerin tedarik edilmesi şeklinde iki alt sürece ayrılmaktadır. Bağış ve yardımların toplanması sürecinde; bunların toplanması, yardım toplama merkezine kadar olan süreçte güzergahların planlanması, toplanacak yardımlar için sürücü ve araç tahsisatının yapılması, toplanan yardımların ayrıştırılması ve veri tabanına bilgilerin aktarılmasının yanı sıra söz konusu yardımların depolanması bu süreci oluşturmaktadır.
İkinci alt süreçte ise; elde olmayan ve yardım toplama sonucu elde edilemeyen malzemelerin dış kaynaklardan satın alma yolu ile temin edilmesi için, satın alma programlarının yapılması, ürün veya eşyaların temin edilmesi ve depolanması yer almaktadır.
Kurum süreçleri ve kaynak yönetiminde; kurumun faaliyetlerinde görev alacak gönüllülerin belirlenmesi ve onlarla olan ilişkilerin yönetilmesi önem arz etmektedir. Gönüllüler yardımların toplanması ve ihtiyaç sahiplerine ulaştırılmasında kendi arzuları ile görev alan kişiler olarak tanımlanabilmekte, yarım kuruluşlarının insan kaynağını oluşturmaktadırlar.
Çeşitli yardım projelerinin oluşturulması, acil ve ani yardımların organize edilmesi, tarih ve belli olan yardım süreçlerinin yönetilmesi, başvuruların alınması ve değerlendirilmesi ile yardımların sağlanabilmesi için araç ve diğer ekipmanların tahsis edilmesi kurum içi süreçler içerisinde yer almaktadır.
Çıkış lojistik süreçlerde ise; ihtiyaç sahiplerine dağıtımların yapılabilmesi için dağıtım sisteminin oluşturulması, sevkiyat ve güzergah planlamasının yapılması, gereksinimlerinin depodan çıkış emrinin verilmesi ve veri tabanına çıkış ile ilgili işlemlerin işlenmesinin yanı sıra yardımların ihtiyaç sahiplerine teslim edilmesi çıkış lojistik süreçleri oluşturmaktadır.
Yardım kuruluşlarında lojistik süreçlerin verimli bir şekilde işleyişi altı doğru çerçevesinde söz konusu olmaktadır. Doğru miktarda yardımın doğru ihtiyaç sahiplerine, doğru yerde, doğru zamanda, doğru yöntemler kullanılarak, doğru yardımların ulaştırılması yardım kuruluşlarının altı doğru ilkesini oluşturmaktadır.
Doğru miktarda yardımdan kastedilen; yardım kuruluşları genel olarak kıt kaynaklara sahip olduklarından, yardım malzemeleri, ihtiyaç sahiplerinin gereksinimleri ile doğru orantılı olmasıdır. Yardım malzemeleri gereksinimleri tam olarak karşılamanın yanı sıra israfa yol açacak kadar da fazla olmamalı, başka ihtiyaç sahiplerinin mağdur olmasına sebep olmamalıdır.
Doğru ihtiyaç sahiplerinin tespiti; başvuruların detaylı ve tek tek incelenerek gerçek ihtiyaç sahiplerinin belirlenmesi, en çok gereksinim sahiplerinden başlayarak ihtiyaçların karşılanması hedeflenmektedir.
Doğru zaman ise; gereksinimlerin ihtiyaç sahiplerinin ihtiyacı olduğu zamanda karşılanması amaçlanmaktadır. Özellikle belirli süreler içerisinde karşılanmayan gereksinimler ihtiyaç sahiplerinin mağduriyetlerini arttırabilmektedir.
Doğru yöntemlerin kullanılması; ihtiyaç sahibi ile yardım kuruluşu arasında en etkin ve en verimli yardım köprüsünün kurulması hedeflenmektedir. Teknolojinin gelişmesi ile birlikte en modern teknikler takip edilmektedir.
Doğru yardımın belirlenmesi; coğrafi koşullar ve insan gereksinimleri dikkate alınarak gerçekten ihtiyaç sahiplerinin ihtiyaçları belirlenmelidir. Gönderilen malzeme ihtiyaç sahibinin gereksinimleri ile örtüşmüyorsa yardımlar amacına ulaşmamaktır.
Doğru yerden kastedilen ise; ihtiyaç sahibinin gereksinimlerini karşılayacak olan malzemelere başka bir çabaya gerek kalmaksızın ulaşabilmesi gerekmektedir. İhtiyaç sahibinden yardım malzemelerini bulunduğu yerden bir başka yerde teslim alması beklenmemelidir.
YARDIM SÜREÇLERİNDE AŞAMALARI
Yardım lojistiğinin genel çerçevesini yardımların acil veya süreli olması belirlenmektedir. Süreli yardım süreçlerinde yardım kuruluşları önceden planlama gerektirmekte, süreç en başından belli olduğu için planlama yapılması kolay olmaktadır. Acil yardımlarda ise; planlama için süre bulunmamakta, yardım kuruluşu sürece göre reaksiyon göstermektedir.
Süreli yardımlara ilişkin süreçler temel olarak beş aşamadan oluşmaktadır. Birinci aşamada yardım taleplerinin yardım kuruluşu tarafından kabul edilmesi yer almaktadır. Bu aşamada yardıma ihtiyaç duyan gereksinim sahipleri ihtiyaçlarını karşılamak için yardım kuruluşuna başvuruda bulunmaktadır.
İkinci aşamada ise; başvuruda bulunanların kayıt işlemleri tamamlanmakta, haklarında doğru bilgiye ulaşabilmek için bilgiler tam ve doğru olarak kayıtlara işlenmektedir. Üçüncü aşamada kayıtların incelenmesi gelmektedir. Bu aşamada kayıtlardaki bilgiler ile mevcut durum araştırılarak karşılaştırılmaktadır. Bir sonraki süreçte talep onaylanmakta ya da reddedilmektedir. Son aşamada ise onaylanan yardımlar gereksinim sahiplerine ulaştırılmaktadır.
Acil yardımlarda ise; yardımın hedefi, ulaşacağı kişiler, miktarı ve zamanı önceden belli değildir. Genel olarak doğal afetler, savaş ve terör gibi olaylar sonucunda acil yardım süreçleri söz konusu olabilmektedir. Yardıma olan gereksinimler meydana gelen olay ile bağlantılı olarak önceden planlanması süreli yardımlara göre daha güçtür. Bu nedenle yardım kuruluşları meydana gelen olayla ilgili olarak verileri acilen girişmektedir. Bu veriler arasında olaydan etkilenen insan sayısı, olayın meydana geldiği yer, olayın büyüklüğü vb gibi bilgiler yardım sürecini etkilemektedir. Olayla ilgili doğru verilere ulaşılamamışsa; yardım lojistiği doğru olarak organize edilemeyecek, bu durumda etkilenenlerin mağduruyeti artacaktır. Acil yardımlarda hedeflenen olaydan etkilenen insanların mağduriyetlerinin imkanlar doğrultusunda giderilmesidir.
Acil yardımlarda lojistik operasyonun kapsamı ve çerçevesi meydana gelen olayın büyüklüğü, kapsamı, niteliği ve coğrafi konumu ile de doğrudan ilişkilidir. Doğal afet sonucu meydana gelen zararların yarattığı gereksinimler doğal afetlerin niteliğine uygun olarak karşılanmaktadır. Sel, tsunami ve benzeri doğal afetlerde risk devam ettiği için ilk aşamada hayati niteliğe sahip yardımlar (ilaç, yiyecek, giyecek) daha küçük miktarlarda havayolu ile sağlanabilmektedir. Risk ortadan kalktığında olayın meydana geldiği yerin özelliğine ve olayın büyüklüğüne göre denizyolu, demiryolu veya karayolu ulaşımı tercih edilebilmektedir.
Doğal afet sonucunda taşıma güzergahları zarar görmüşse, bu durumda dikkate alınarak taşıma türü seçilebilmektedir. Örnek olarak depremden dolayı karayolu ve demiryolu şebekesi zarar görmüş olabilmekte bu durumda olanaklar elveriyor ise karayolu ve demiryolu taşımacılığı yerine deniz veya demiryolu tercih edilebilmektedir.
Acil yardım süreçleri genel özellikleri itibarıyla; üç temel aşamada gerçekleştirilebilmektedir. Birinci aşamada çok acil gereksinimler, mümkün olduğunca kısa zamanda ve doğru miktarda olay yerine intikal ettirilmektedir. Bu süreçte felakete uğrayanların doğal ihtiyaçları (su, yiyecek vb) karşılanmakta, bu ihtiyaçlar mümkün olduğunca küçük ve az yer kaplayan kombine taşıma kaplarında (koli, paket vs.) ihtiyaç sahiplerine ulaştırılmaktadır. Bu süreçte amaç felakete uğrayan insanların mümkün olduğunca çok fazlasını gereksinimlerin karşılanamamasından dolayı kaybedilmesine engellemektedir. Bu nedenle olay yerine yardım malzemelerinin en kısa zamanda ulaşmasını sağlayacak taşıma türleri tercih edilmektedir. Yardım kuruluşu ile felaket bölgesi Havayolu ve Karayolu ile 1-3 saat aralığında ulaşılacak mesafede ise; denizyolu, 6-12 saat aralığında ise; karayolu ve demiryolu, 12 saat ve üzerinde ulaşım söz konusu ise; demiryolu ve denizyolu tercih edilmelidir.
İkinci aşamada ise ikincil öneme sahip gereksinimler ihtiyaç sahiplerine ulaştırılmaktadır. Özellikle giyecek, barınma vb ihtiyaçlar bu süreçte karşılanmaktadır. Çok acil ihtiyaçlar olmamaları nedeniyle genellikle daha düşük maliyete olanak tanıyan taşıma türleri tercih edilebilmektedir. Üçüncü aşamada; aciliyet durumu en düşük seviyede olan gereksinimlerin karşılanma sürecidir. Bu süreçte özellikle rehabilitasyonun sağlanması ve olay öncesi duruma ulaşabilmesi için söz konusu olan çabalar önem taşımaktadır.
İhtiyaçların aciliyet durumuna göre süreç belirlenmekte ve reaksiyon süresi saptanmaktadır. Yardım kuruluşunun ihtiyaca gösterdiği reaksiyonun süresi ihtiyacın aciliyet durumu ile ters orantılı olmaktadır.
Yardım kuruluşlarının acil yardımlara ilişkin lojistik başarıları insan kaynakları finansman, bilgi toplama ve yöntemi ile toplum ve diğer sivil toplum kuruluşları ile koordinasyona bağlı olmaktadır. Aynı zamanda bu faktörler iyi bir işleyiş sürecinde birbirleri ile koordine edilmiş olmalıdır.
Yardım kuruluşu mümkün olduğunca az insan kaynağı ile en üst düzeyde lojistik operasyonlarını gerçekleştirmek durumundadır. Gereksiz yere fazla personelin olay yerine intikal etmesi operasyonları zorlaştıracağı gibi, yardım kuruluşu adına maliyette yaratacaktır. Bu nedenle görev alacak personelin iş tanımının yapılmış olması ve iş akışının belirlenmiş olması gerekmektedir.
Yapılması planlanan yardım operasyonunun finansman sorunu önceden çözülmüş olmalı, süreç boyunca yapılacak tüm harcamalar finansman planlamasında gösterilmelidir. Finansman planlamasının başlangıçta yapılmamış olması lojistik operasyonun tamamlanamaması, dolayısıyla, amacına ulaşamaması anlamına gelmektedir. Örnek olarak karayolu taşımacılığı ile Lübnan’a gönderilecek olan insani yardım malzemesi için finansman planlamasında iç taşıma maliyetleri atlanmış bunun sonucunda malzemeler sınır kapısında bekleyerek bozulmuş olabilmektedir.
Aynı olay bölgesine yardımda bulunacak olan diğer yardım kuruluşları ile koordine olarak gönderilecek malzemelerin belirlenmesi, dolayısıyla aynı malzemenin birden fazla yardım kuruluşu tarafından israfa neden olabilecek şekilde sevk edilmemesinin önüne geçilmelidir.
Meydana gelen olayla ilgili bilgiler yerel ve uluslararası kaynaklardan temin edilmeli ve karşılaştırmalıdır. Sadece yerel kaynakların verilerine güvenilmemelidir. Olayın sıcaklığı ve duygusallığı ile yerel kaynaklar olayın boyutlarını ve yardım taleplerini abartabilmektedir. Toplanan ve doğrulanan bilgilere göre lojistik operasyonların özellikleri belirlenmelidir. Elde edilmesi gereken bilgiler arasında;
- Afetin yaşandığı coğrafi alanın büyüklüğü,
- Afet bölgesinde yaşayan insanların bölgeye dağılımı,
- Aile sayısı, afete uğrayan insanların yaş, eğitim ve cinsiyet gibi bilgileri,
- Özel gereksinimlerin karşılanması amacıyla; çocuk yaş gruplarının ve sayılarının belirlenmesi,
- Hamile, yaşlı ve bedensel engellilerin sayılarının saptanması gibi bilgiler yer almaktadır. Bu bilgiler mümkün olduğunca doğru şekilde elde edilmeye çalışılmalıdır. Toplanan bu bilgiler afete uğrayan bölgenin haritası üzerinde işaretlenmelidir. Süreç planlanırken, düzenli yardım organizasyonları yapılacak yardımların ihtiyaç duyduğu gereksinimler çerçevesinde belirlenmektedir.
DÜZENLİ YARDIM ORGANİZASYONU
Düzenli yardım organizasyonlarına ilişkin lojistik operasyonlar acil yardım operasyonlarında olduğu gibi birden bire ortaya çıkmadığı için daha önceden planlama yapmak mümkün olabilmektedir. Lojistik süreçler, yardım malzemelerinin toplanması ve tedarik edilmesinin öncesi süreçlerden başlayarak, ihtiyaç sahiplerine gereksinimlerinin ulaştırılmasına kadar olan süreçleri kapsamaktadır.
TOPLAMA OPERASYONLARI
Sürecin başlangıcında toplama ve tedarik süreci gelmektedirler. Bu süreç verimlilik ve etkinlik açısından etkin bir planlama gerektirmektedir. İlk olarak çağrı merkezine gelen bilgilerin doğru bir şekilde kayıt edilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler içerisinde; yardımda bulunacakların adı, adresi , iletişim bilgileri , yardımda bulunacağı malzemelerin özellikleri ve miktarı kayıtlara işlenmelidir.
Kayıtlar alındıktan sonra uygun bir güzergah planı çerçevesinde yardım yapacak kişilerin adresleri gruplandırılmaktadır. Adresler gruplandırıldıktan sonra ; toplama için sürücü ve araç tahsisatı yapılmakta, uğranılacak noktalar sürücüye verilmektedir. Sürücü ve görevli kayıtlar üzerinde yer alan detayları ve özel bilgileri dikkate almalıdır. Bağışta bulunacak kişinin verdiği belirli bir zamanda gelin talimatı dikkate alınmadığında gereksiz yere bu noktaya uğranmış olacak, zamanla işgücü kaybı yaşanmış olacaktır.
Teslim alan sürücü malın teslimi sırasında kullanılmaz halde olduğunu görürse teslim almakta kaçınabilmektedir. Bu durumda teslim almama gerekçeleri açık ve nazik şekilde bağışçıya bildirilmelidir.
Bağışlanmak istenen malzeme kullanıma uygun olduğunda sürücü malzemeyi kabul ederek teslim makbuzu hazırlamakta ve bağışçıya teslim etmektedir. Makbuzun teslim edilmemesinin ardından malzeme araca yüklenerek bir başka adrese hareket edilmektedirler. Sefer sırasında ek bağışlar gelmesi halinde sürücü durumu merkeze bildirmeli ve talimat istemelidir.
DAĞITIM OPERASYONLARI
Dağıtım operasyonlarının başında yardım kuruluşunun söz konusu süreç için iş emrinin bulunması ve ilgili birimlere bu iş emirlerinin ulaştırılması gelmektedir. Gıda yardımı yapılacaksa koliler miktar ve boyut açısından standart olmalıdır. Koliler yardımın özelliklerine göre farklı şekilde ve tanımlanmaktadır. Bu koliler; afet kolisi, şehir içi yardım kolileri, şehir dışı yardım kolileri vb. şekilde kodlanmaktadır. Köylülerle ilgili olarak kolilere ve kayıtlara içerisinde bulunan malzemelerin son kullanım ömürleri işlenmektedir. Hazırlanan kolilerde Gıda Standart Numarası, hazırlayan personelin kaşesi, hazırlama tarihi bulunmalıdır. Son kullanma tarihi en yakın olan ürünler depolardan çıkarılarak ihtiyaç sahiplerine sevk edilmektedir. İhtiyaçlar depo içerisinde varsa öncelikle depodan yoksa satın alma emri ile dışarıdan tedarik edilmektedir.
Düzenli yardım lojistiğinde sevkiyat planları aylık ve haftalık olarak yapılmaktadır. Sevkiyat planlarına uygun olarak koliler sevkiyat noktalarına taşınmakta, buradan da araçlara yüklenmektedir. Depo görevlisi teslimat sırasında teslim evrakını sürücüye imzalatarak bir nüshasını kendisine diğerlerini de sürücüye vermektedir. Bu aşamadan sonra sürücünün yola çıkması için onay verilmektedir. Sürücü ihtiyaç sahibinin adresine ulaştığı zaman aracı uygun yere park ederek, ihtiyaç sahibine ulaşmakta ve kimlik tespiti ile ihtiyaç sahibini belirlemektedir. İhtiyaç sahibi bu sırada adresse bulunuyorsa; sürücü malzemeyi araçtan indirerek, teslim makbuzunu ihtiyaç sahibine imzalatmakta ve malzemeyi teslim etmektedir. Farklı veya ek yardım talepleri olduğunda sürücü bunlarla ilgili bilgileri teslim makbuzunu işlemektedir.
İhtiyaç sahibinin adres de bulunmaması halinde; sürücü aileyi telefonla arayarak yardım malzemesinin komşusuna bırakılıp bırakılmayacağı sorulmaktadır. Onay verilmesi halinde komşuya ulaşılarak teslim evrakı imzalatılarak malzeme teslim edilmektedir. Telefon etme olanağının bulunmaması halinde; komşu ya da yakınına ulaşılarak güvenilir bir izlenim vermesi halinde teslim evrakı imzalatılarak mal teslim edilmektedir.
YARDIM LOJİSTİĞİNİ GEREKTİREN DURUMLAR
Ölümcül Salgınlar: Doğal nedenlerden dolayı ortaya çıkan ve yavaş yavaş şekilde yayılan olumsuz durumlar olarak tanımlanmaktadır. ( Kıtlık, kuraklık, açlık)
Krizler: İnsan faktörünün neden olduğu ve yavaş şekilde meydana gelen olağanüstü durumlar olarak ifade edilebilir. ( Politik krizler, sığınmacı krizleri)
Felaketler: Doğal olayların neden olduğu ve ani şekilde meydana gelen olağanüstü durumlar olarak ifade edilebilir. ( Depremler, Tsunami, Kasırgalar)
Yıkıcı Olaylar: Beşeri faktörlerin neden olduğu ve ani şekilde meydana gelen durumlar olarak açıklanabilmektedir.( Terör Saldırıları , Endüstriyel kazalar)
Yardım lojistiği işletme lojistiğine göre amaç ve uygulama farklılıkları içermektedir. İşletme lojistiğinde; talep, tedarik sayısı, teslimat süresi, sevkiyat ağ yapısı gibi unsurlar önceden belirlenmiş ve tahmin edilebilirken; insani yardım lojistiğinde ; olağanüstü durum ve afete göre değişkenlik göstermektedir.
Öte yandan , işletme lojistiğinde tedarik zincirinde ticarete konu olan ürünlerin akışı sağlanırken; insani yardım lojistiğinde ise; ihtiyaç sahiplerine acil olarak ulaştırılmak üzere gıda, ilaç, yardım araçları, barınma ekipmanları gibi ürünlerin akışı gerçekleşmektedir.
KAYNAKÇA
- Murat Erdal, Yardım Kuruluşlarında Tedarik Zinciri Yönetimi Uygulamaları Semineri, http://www.tedarikzinciri.org
- R. Tomassini – L.Vassenhowe, Humanitarian Logistics, Palgrave MC Millan Press, New York , 2009
- Ömer Faruk Görçün – Muzaffer Baca , ” Constructing of Logistic System on Post Diaster Reconstructions And Rehabilitasyon ” 3rd İnternational Congress on Health , Tahran, 2005
- Hirokazu Lemura, Yoshikazu Takahashi and Mulyo Haris Pradono, ” Earthquake and Tsunami Questionnaires in Banda Aceh and Surrounding Areas ” Ed: R.Shaw, Disaster Prevention And Management , Emaraldinsight Press Sayı: 15 , London , 2006
- http://idhlc.org
- http://www.yeşillojistikçiler.com
Instagram Hesabı‘mızı da takip edebilirsiniz!
Bir yanıt bırakın