Envanter Yönetimi

Birçok yerde ‘stok’ veya ‘malzeme’ olarak da anılan ‘envanter’, en genel anlamıyla işletme’nin sahip olduğu varlıkların tümüdür.

Envanter terimi her sektörde ki içeriği değişebilir. Mesela kamu da envanter, daha çok masa, sandalye, gibi dayanıklı yani tüketilemeyen varlıkları ifade ederken, özel sektörde ki karşılığı işletme’nin ticaretini yaptığı malzemeler olabilir. Bu anlatımdan kamu’nun ya da özel sektörün diğerini yok saydığı anlamı çıkarılmamalıdır. Burada anlatmak istediğimiz envanter terimi’nin kamu ve özel sektörde farklı içeriklerde kullanıldığıdır.

Bu kavram, bir şirketin üretim için gereksinim duyduğu malzemelerin ya da doğrudan satmak istediği ürünlerin tedarik ve depolama süreçlerinin nasıl irade edileceğini belirler. Bunların yanında, imalatta bu başlık altında incelenir. Birbiri ile sık sık karıştırılan stok ve envanter yönetiminin farklı da burada yatar. Envanter yönetimi, üretim aşamalarını içerir. Fakat aynısını stok yönetimi için söylemek mümkün değildir.

Envanter yönetimi, depo rafınızda, mağazada veya diğer perakendeciler ve distribütörlerle birlikte oturduğunuz yerde bulunan ürün miktarını takip ettiğiniz süreci ifade eder. Bu, doğru yerde, doğru zamanda ve doğru fiyata doğru sayıda birime sahip olmanızı sağlar. Fiziksel envanterinizi etkin bir şekilde takip ederken ve kontrol ederken, her bir öğeden kaç tane olduğunu, ürünlerinizin ne zaman azalıyor olabileceğini ve satmaya devam etmek için o ürünü yenilemeniz gerekip gerekmediğini bilmiş olursunuz.

İşletmeler ölçeklere bağlı olarak envanterinde ki yüzlerce sayıda farklı her bir ürün çeşidi için bunlar arasında yarı mamul ürünlerde dahil bunlara parça/ürün numarası verirler. Bu sayede işletmeler ürünlerin uzun tanımları yerine daha basite indirgenmiş oldukça kolay birkaç harf sayı dizisinde oluşan yeni bir numeratik tanımlama yaparak ürünlere kolayca ulaşıp olası sorunları kolayca çözerler.

Parça/ürün numaraları sayesinde dış görünüşü birbirine benzeyen ama işlevleri farklı olan ürünleri birbirinden ayırmak ve envanter sisteminde aramak daha kolay hale gelir.

Stok Numarası: Bir firma’nın envanterinde ki ürün ya da hizmetlerin birbirleri ile karışmaması ve stok takibi’nin kolaylıkla yapılabilmesi için, her tip ürüne ayrı ayrı konulan özel kodlardır.

ENVANTER YÖNETİMİ STRATEJİLERİ

Envanter yönetimi’nin temel hedefi işletmelerin karını artırmaktır. İşletmelerin bunları yapabilmesi için de bazı maddelere dikkat etmesi gerekir;

• Müşteri hizmetleri’nin maksimize edilmesi
• Satın alma ve üretim etkinliğinin maksimize edilmesi
• Envanter yatırımlarının minimize edilmesi
• Karın maksimize edilmesi.

Aynı zamanda envanter bir yükümlülük olarak da düşünülebilir. Büyük bir envanter, bozulma, hırsızlık, hasar veya talepte kayma riski taşır. Envanter sigortalanmalıdır ve zamanında satılmazsa, gümrükleme fiyatları üzerinden elden çıkarılması veya basitçe imha edilmesi gerekebilir.

Bu nedenlerle envanter yönetimi her büyüklükteki işletme için önemlidir. Envanterin ne zaman yeniden stoklanacağını, ne miktarda satın alınacağını veya üretileceğini, hangi fiyatın ödeneceğini ayrıca ne zaman ve hangi fiyattan satılacağını bilmek kolay kararlar almamızı kolaylaştırır. Küçük işletmeler genellikle stokları manuel olarak takip eder ve elektronik tablo (Excel) formüllerini kullanarak yeniden sipariş noktalarını ve miktarlarını belirler. Daha büyük işletmeler, özel kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımını kullanacak. En büyük şirketler, hizmet olarak yüksek düzeyde özelleştirilmiş yazılım (SaaS) uygulamaları kullanır.

Uygun envanter yönetimi stratejileri sektöre göre değişir. Bir petrol deposu, büyük miktarda envanteri uzun süreler boyunca depolayabilir ve talebin artmasını bekleyebilir. Petrol depolamak pahalı ve riskli olsa da envanterin bozulma veya modası geçme riski yoktur. Örneğin, hızlı moda ürünleri gibi, bozulabilir mallar veya talebin zamana duyarlı olduğu ürünlerle uğraşan işletmeler için envantere bakmak çok önemlidir ve siparişlerin zamanlamasını veya miktarlarını yanlış değerlendirmek maliyet sorunlarını ortaya çıkarır.

İŞLETMELERİN ENVANTER YÖNETİM STRATEJİ HEDEFLERİ

İşletme depolarında modası geçmiş ürün kalem sayısının ve miktarının artması, işletmenin aldığı sipariş sayısında değişiklik olmamasına rağmen envanter için ayrılan maddi kaynaklarda artış olması , depolardan sevk edilen ürünlere yönelik siparişlerin iptal edilmesinde ve müşterilerin iadelerinde artış yaşanması, işletme depolarında yer kapasitelerinde artan yetersizlikler ile ürün elleçleme miktarında artış olması durumlarında envanter yatırımlarının minimize edilmesi ve karın maksimize edilmesi hedefine ulaşılması imkansız hale gelebilir. Envanter yönetim stratejilerinde ve pratiklerinde hatalı tercihler yapılması durumunda iki temel sonuç karşımıza çıkar, Yetersiz stok seviyesi ve İhtiyaç fazlası stok seviyesi.

Her iki durumda da işletmelerin farklı maliyetler ile karşılaşması kaçınılmaz olacaktır. 

MAL VE HAMMADDE TASARRUFU

Uzun süredir stokta bulunan, hasarlı, yıpranmış veya son kullanma tarihi geçmiş mal veya malzemeler imha edilmelidir. Çünkü bu ürünler işletmenin ihtiyaçlarını karşılayamaz durumdadır. Bu da işleyiş süreçleri için kayıplara yol açar. Ancak envanter yönetimi; etkin, katı, sürekli, bir stratejiyle planlanırsa, yukarıda belirtilen israflar minimum seviyeye indirilecektir.

DEPOLAMA MALİYETLERİ TASARRUFU

Envanter yönetimi; kapsamlı envanter yönetimi stratejileri olmadan yürütülüyor, büyük miktarda envanter kalemine neden oluyor ve envanter hacim olarak ne kadar büyükse, işletmelerin harcaması gereken depolama ekipmanı ve diğer maliyetler de aynı oranda artıyor. 

Bu nedenle, fazla stok ne kadar erken tespit edilirse, işletme stokları elden çıkarmak ve nakite dönüştürmek için önlemler alacaktır. Bu sebeple, depolama maliyetinden tasarruf etmenize yardımcı olur.

İŞLETME SERMAYESİ KULLANIMINDA VERİMLİLİK

Kapsamlı envanter yönetimi stratejileri envanterinizi; haftalık, günlük ve saatlik olarak raporlayarak işletme sermayesini verimli kullanmaya yardımcı olacaktır. Bu stratejiler ayrıca envanter yöneticisinin, işletme sermayesi akışlarını etkin bir şekilde ayarlayacaktır. Bu da işletmelerin, satış ve pazarlama stratejilerini formüle etmelerine yardımcı olmaktadır.

ENVANTER YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİ?

Envanter, bir şirketin en önemli varlığı olabilir. Envanter yönetimi, tedarik zincirinin tüm öğelerinin birleştiği noktadır. İhtiyaç duyulduğu zamanda ve yerde envanterin yetersiz olması, mutsuz müşteriler yaratabilir. Ancak büyük bir envanterin de kendi zorlukları vardır: depolanma ve sigortalanma maliyeti ve bozulma, çalınma ve hasar riski. Karmaşık tedarik zincirlerine ve üretim süreçlerine sahip olan şirketler, elde çok fazla envanter tutmak ile envanterin yetersiz olması arasındaki doğru dengeyi bulmalıdır.

ENVANTER YÖNETİMİ ZORLUKLARI

Envanter yönetiminin başlıca zorlukları, çok fazla envantere sahip olmak ve bunu satamamak, siparişleri yerine getirmek için yeterli envantere sahip olmamak ve envanterinizde hangi kalemlerin bulunduğunu ve nerede olduklarını anlamamaktır. Diğer engeller şunları içerir:

• Doğru Stok Ayrıntılarını Alma: 
  Doğru stok ayrıntılarına sahip değilseniz, stoğu ne zaman dolduracağınızı veya hangi stoğun iyi hareket ettiğini bilmenin bir yolu yoktur.
• Zayıf Süreçler:
  Eski veya manuel süreçler, çalışmayı hataya açık hale getirebilir ve operasyonları yavaşlatabilir.
• Değişen Müşteri Talebi:
  Müşteri zevkleri ve ihtiyaçları sürekli değişmektedir. Sisteminiz eğilimleri izleyemiyorsa, tercihlerinin ne zaman ve neden değiştiğini nasıl bileceksiniz?
• Depo Alanını Kullanmak:
  Benzer ürünlerin bulunması zorsa, personel zaman kaybeder. Envanter yönetimine hakim olmak, bu zorluğu ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.

ENVANTER YÖNETİMİNİN FAYDALARI

Envanter yönetimi, amaçları doğrultusunda yürütüldüğünde şirketlere pek çok önemli fayda getirir. Bu faydaları söyle sıralayabiliriz:

• Maliyetlerin azalmasını sağlar.
• Zaman ve iş gücü yönetimini kolaylaştırır.
• Satışları artırır.
• Kimi sanal pazar yerleri için sorun oluşturabilecek aşırı satış riskini azaltır.
• İnsan kaynaklı sorunların önüne geçilmesini mümkün kılar.
• Raporlama süreçlerini daha pratik hâle getirir.

Envanter yönetimine yatırım yapmak, ilk başta bir risk gibi görülebilir. Fakat saydığımız avantajlardan da çıkabileceğiniz üzere bu tür bir yatırım, zaman içinde işletmenize fayda ve kâr olarak geri dönecektir.

Etkili envanter yönetimi, işletmelerin girdi ve çıktı envanter miktarını dengelemesine olanak sağlar. Bir işletme envanterini ne kadar iyi kontrol ederse, ticari operasyonlarda o kadar fazla para tasarrufu sağlayabilir.

Stok fazlası olan işletmeler, envantere bağlı bir paraya sahiptir. Yani stok fazlası durumları envanterde nakit akışını sınırlar ve potansiyel olarak bir bütçe açığı yaratır. Ölü stok olarak da adlandırılan bu fazla stoklanmış envanter, genellikle depoda kalır, satılamaz ve bir işletmenin kar marjını tüketir.

Ancak bir işletmenin yeterli envanteri yoksa, bu durum müşteri hizmetlerini olumsuz etkileyebilir. Envanter eksikliği, bir işletmenin satışlarını kaybedebileceği anlamına gelir. Müşterilere ürünlerin olmadığını söylemek ve sürekli olarak siparişleri geri çevirmek, müşterileri kaybetmeye yol açar. Bir envanter yönetim sistemi, işletmelerin optimum verimlilik ve karlılık için yetersiz ve fazla stok arasındaki dengeyi kurmasına yardımcı olabilir.

ENVANTER YÖNETİMİ MODELLERİ NELERDİR?

“Envanter Yönetimi Nedir?” sorusuna geri dönecek olursak; envanter yönetimi, müşteri taleplerini karşılamak ve kar elde etmek için doğru miktarda ürünü elde tutmaya dayanan çeşitli metodolojiler kullanır. 

Peki, Envanter Yönetimi Modelleri nelerdir?

STOK İNCELEMESİ

Stok incelemesi, en basit envanter yönetimi modelleri arasında yer alır. Genellikle küçük işletmeler tarafından tercih edilir. Stok incelemesi, gelecekteki olası ihtiyaçlara karşı eldeki stokun düzenli bir analizini içerir. Asgari stok seviyelerini tanımlamak için otomatik stok incelemesi olmasına rağmen, daha sonra düzenli envanter incelemeleri için sarf malzemelerinin yeniden sıralanmasını mümkün kılar. Stok incelemesi, envanter yönetimi süreci üzerinde bir kontrol ölçüsü sağlayabilir, ancak zorlayıcı bir yöntem olduğundan hatalara açık olabilir.

JIT METODOLOJİSİ

JIT Metodolojisi, ürünlerin müşteriler tarafından sipariş edildiği gibi ulaştığı ve müşteri davranışlarının analiz edilmesine dayalıdır. Bu yaklaşım; belirli zamanlarda ve yerlerde hangi ürünlere ihtiyaç duyulduğunun doğru bir resmini sunan satın alma kalıplarını, mevsimsel talebi ve lokasyona dayalı faktörleri araştırmayı içerir. JIT’in avantajı, müşteri talebinin büyük miktarlarda ürünü hazırda bulundurmaya gerek kalmadan ve taleplerin karşılanabilmesidir. Riskler arasında, piyasa talebinin yanlış okunması veya stokta kalmaya yol açabilecek dağıtım sorunları yaşanması sayılabilir.

ABC ANALİZİ

ABC Analiz Yönetimi; envanteri, malların envanter değerlerini ve maliyet önemini temsil eden üç kategoride sınıflandırır. Kategori A, yüksek değerli ve düşük ağırlıktaki malları, kategori B orta değerde ve orta ağırlıktaki malları temsil eder ve kategori C, düşük değerli ve yüksek ağırlıklı malları temsil eder. Her kategori bir envanter yönetim sistemi ile ayrı ayrı yönetilebilir. Elinizde yeterli ara stok bulundurmak için  en çok hangi ürünlerin müşteriler tarafından tercih edildiğini tespit etmek önemlidir. Örneğin, daha pahalı kategori A ürünlerinin satılması daha uzun sürebilir. ABC analizinin avantajlarından biri, yüksek değerli mallar üzerinde daha iyi kontrol sağlanmasıdır. Dezavantajı, tüm kategorilerin envanter seviyelerini sürekli olarak analiz etmek için önemli miktarda kaynak gerektirmesidir.

EOQ ENVANTER YÖNETİM MODELİ

Bir depo yönetim sisteminde envanteri yeniden sipariş edilmesi için en uygun zamanı belirlendiği yönteme, ekonomik sipariş miktarı (EOQ) metodolojisi denir. Buradaki amaç, herhangi bir zaman aralığında sipariş edilecek, en fazla sayıda ürünü belirlemektir. Bu sayede EOQ, fazla envantere harcanacak maddiyatın önüne geçer ve maliyetleri en aza indirir.

MOQ YÖNETİMİ

Bir tedarikçinin satmak istediği en küçük ürün miktarının belirlendiği yönteme, minimum sipariş miktarı (MOQ) metodolojisi denir. Bir işletme asgari miktarda ürün satın alamazsa, tedarikçi ürünleri temin etmez. Bu yöntem, tedarikçilere fayda sağlar ve envanterden hızla kurtulmalarına olanak sağlar.

GÜVEN STOĞU YÖNETİMİ

Bir işletmenin acil durumlarda ürün stokladığı envanter yöntemine, güven stoku metodolojisi denir. Tedarik zincirlerinin kesintiye uğraması durumunda, işletmelerin depo yönetim stratejilerine güvenli stok yönetimi ile devam etmeleri iyi bir fikirdir.

DROPSHIPPING

Dropshipping uygulamasında tedarikçi, ürünleri deposundan alıp doğrudan müşteriye gönderir. Satıcı kargolama veya envanter süreçleri ile ilgilenmek durumunda kalmaz.

SONUÇ OLARAK

Envanter yönetimi müşteri talep ve beklentilerinin belirsizliğinden kaynaklanmaktadır. Tedarik zinciri bu belirsizliği ortadan kaldıramadığı sürece envanter yönetimi kararı almak zorundadır. Bu piyasada talep belirsizliği ne ölçüde yüksekse; tedarik zinciri içerisinde tutulan envanter düzeyi de o ölçüde yüksek olmaktadır. Bunun nedeni; işletmelerin ve tedarik zincirlerinin yüksek envanter maliyetlerine katlanmayı, talebe cevap veremeyerek müşteri güvenini ve satış gelirini kaybetmeye tercih etmesinden kaynaklanmaktadır. Tedarik zincirlerinde hammadde stoklarına ve ürün stoklarına yönelik iki temel düzeyde envanter yönetimi kararı uygulanmaktadır.
Stok yönetimi tedarik zincirinin üç ana bölümü olan Pazarlama-Dağıtım, Üretim ve Tedarik döngülerinin ara kesitleridir. Bu döngüleri, fiziksel ve yönetsel olarak birbirine bağlar.

Instagram Hesabı‘mızı da takip edebilirsiniz!